Meldepflichten für Aktionäre und GmbH-Gesellschafter
Franco Crespi, Notar
Lara Morgenthaler, Notariatskandidatin
Beim Erwerb von Aktien oder GmbH-Stammanteilen sind jeweils die geltenden Meldepflichten zu beachten. Gewisse Erwerber haben demnach ihren Erwerb innert Monatsfrist bei der Gesellschaft zu melden. Wird den Meldepflichten nicht nachgekommen, kann dies zu schwerwiegenden Konsequenzen führen. Wer hat einen Erwerb zu melden und was sind die Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Meldepflichten?
Hintergrund der Meldepflichten
Im Zusammenhang mit der Bekämpfung der Geldwäscherei traten per 01. Juli 2015 die für das schweizerische Recht neuen Meldepflichten in Kraft. Die Einführung dieser Bestimmungen zielte darauf ab, die Transparenz nicht kotierter Aktiengesellschaften und GmbHs zu verbessern. Durch die Offenlegung von Beteiligungsrechten sollen die Vermögenswerte einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Dadurch wird es ermöglicht, im Falle eines Delikts, gegen die im Hintergrund stehende Person vorgehen zu können.
Welche Meldepflichten bestehen?
Erwirbt eine Person allein oder in gemeinsamer Absprache mit Dritten (was insb. bei einer Gründung mit mehreren Gründern immer gegeben ist) nicht börsenkotierte Namenaktien oder GmbH-Stammanteile und hält dadurch mindestens 25 Prozent des Gesellschaftskapitals oder sämtlicher Stimmrechte, so ist der Erwerber verpflichtet, der Gesellschaft innert Monatsfrist seit Eigentumserwerb die natürlichen Personen zu melden, für die er letztendlich handelt (sog. wirtschaftlich berechtigte Personen). Gemeldet werden müssen der Vor- und Nachname sowie die Adresse der natürlichen Personen. Zusätzlich muss der Gesellschaft jede Namens- sowie Adressänderung der wirtschaftlich berechtigten Personen innert drei Monaten gemeldet werden. Die Meldungen haben jeweils schriftlich zu erfolgen und die entsprechenden Belege sind von der Gesellschaft sorgfältig aufzubewahren.
Die wirtschaftlich berechtigte Person kann sowohl der Erwerber der Aktien bzw. Stammanteile selbst oder eine Drittperson sein. Die Meldepflicht hingegen trifft stets den Aktionär bzw. den GmbH-Gesellschafter. Er hat somit entweder zu melden, dass er selbst wirtschaftlich Berechtigter ist, oder wer die wirtschaftlich berechtigte natürliche Person ist, für welche er handelt. Bei einer AG oder GmbH mit bloss einem Gesellschafter, ist dieser ebenfalls verpflichtet, sich selbst oder die effektiv wirtschaftlich berechtigte Person der Gesellschaft zu melden.
Ist der Erwerber eine juristische Person, Personengesellschaft oder börsenkotierte Kapitalgesellschaft, sind für eine allfällige Meldepflicht zusätzliche Voraussetzungen zu prüfen. Diesfalls sind die bei ihr gemeldeten wirtschaftlich berechtigten Personen zu melden. Für den Fall, dass keine natürliche Person die Voraussetzungen erfüllt, ist eine Negativmeldung erforderlich. Ausnahmen von der Meldepflicht bestehen, wenn die Aktien bzw. Stammanteile der Gesellschaft an einer Börse gehandelt werden oder wenn sie als Bucheffekten (d.h. Hinterlegung bei einer Verwahrungsstelle) ausgestaltet sind. Bei einem Erwerb unterhalb des Grenzwertes von 25 Prozent besteht ebenfalls keine Meldepflicht.
Die Meldepflicht wird jeweils durch den Eigentumserwerb ausgelöst. Ein Eigentumserwerb von Aktien bzw. Stammanteilen kann bspw. durch Kauf, Schenkung, Erbgang oder Ehegüterrecht erfolgen. Werden Aktien bzw. Stammanteile anlässlich einer Gesellschaftsgründung oder Kapitalerhöhung gezeichnet, liegt ebenfalls ein Eigentumserwerb vor.
Konsequenzen bei nicht erfüllten Meldepflichten
Werden die Meldepflichten von den Erwerbern nicht eingehalten, werden diese sanktioniert. Einerseits ruhen deren Mitgliedschaftsrechte so lange, wie der Meldepflicht nicht nachgekommen wird. Das bedeutet, dass dem Erwerber insbesondere das Stimm- und Wahlrecht sowie die Teilnahme an der GV verwehrt sind. Wirkt ein Gesellschafter, dessen Mitwirkungsrechte ruhen, trotzdem bei einem Beschluss an der GV mit, so sind die gefassten Beschlüsse anfechtbar.
Andererseits sind auch die Vermögensrechte der Erwerber (wie z.B. der Anspruch auf Dividende) von den Sanktionen betroffen. Diese kann der Gesellschafter ebenfalls erst geltend machen, wenn er seinen Meldepflichten nachgekommen ist. Kommt der Erwerber seiner Meldepflicht nicht innert Monatsfrist nach, führt dies sogar zur Verwirkung seiner Vermögensrechte. Wird die Meldung zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt, können nur die ab diesem Zeitpunkt bestehenden Vermögensrechte geltend gemacht werden. Hat also die GV während Nichtvorliegen der Meldung eine Dividende beschlossen, erhält der säumige Erwerber diese Dividende nicht. Aufgrund der Verwirkungsfolge hat er auch keinen rückwirkenden Anspruch auf die Dividende, wenn er die Meldung verspätet nachholt. Wurden unberechtigten Gesellschaftern Vermögensrechte gewährt, können diese von den anderen Gesellschaftern sowie der Gesellschaft zurückgefordert werden.
Daneben kann die vorsätzliche Verletzung der Meldepflichten gar zu strafrechtlichen Konsequenzen in Form einer Busse führen.
Bedeutung für Firmen
Die Gesellschaften (AG und GmbH) sind verpflichtet über die ihr gemeldeten wirtschaftlich berechtigten Personen ein Verzeichnis zu führen. Das Verzeichnis kann dabei direkt im Aktien- bzw. Stammanteilbuch integriert oder separat geführt werden. Die Verantwortung für die Führung eines geeigneten Verzeichnisses liegt beim Verwaltungsrat einer Aktiengesellschaft bzw. der Geschäftsführung einer GmbH. Diese haben sicherzustellen, dass meldepflichtverletzende Erwerber nicht an der GV teilnehmen und ihnen keine Dividenden ausbezahlt werden. Kommen sie ihren Pflichten nicht nach, droht ihnen eine Haftung infolge einer Verantwortlichkeitsklage sowie eine Busse.
Werden die Belege der Meldungen nicht sorgfältig aufbewahrt sowie die entsprechenden Verzeichnisse nicht sauber geführt, kann dies insbesondere bei der Veräusserung einer Gesellschaft unnötige und komplexe Fragen aufwerfen.
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